Pour les équipes RH

Créer une application RH avec l'IA, que l'équipe utilise vraiment

Un classeur transféré de boîte en boîte n'est pas un outil RH, surtout quand un onglet contient des adresses personnelles. Pour créer une application RH avec l'IA, vous décrivez vos circuits en français : Eqlo construit les tables, les formulaires, les rôles et les relances, et chaque salarié ne voit que ce qui le concerne.

  • 19Types de champs, de la date au fichier joint
  • 15 minDe validité pour le code de connexion d'un salarié
  • 5Droits par table : lire, créer, modifier, supprimer, exporter
  • 0Page réservée aux membres indexée par Google

Créer une application RH avec l'IA : trois circuits

Table et automatisations

Le parcours d'arrivée

L'arrivant, l'informatique et le manager suivent la même liste

Poste de travail, comptes, café d'accueil, livret, point à sept jours. Chaque tâche a un responsable, un statut et une échéance. Quand vous créez une arrivée, une automatisation crée les tâches liées, puis prévient le manager par e-mail sept jours après la date d'entrée. Gardez les informations personnelles dans une table à part, que seul le rôle RH peut ouvrir : les droits se règlent table par table, pas champ par champ.

Créer une application RH avec l'IA : liste d'arrivée de la première semaine, avec les comptes créés par l'informatique, le point à sept jours confié au manager et 67 % des tâches faites
La première semaine d'un arrivant, tâche par tâche, avec un responsable pour chacune.
Formulaire et statuts

Les demandes de congés

Un solde et un validateur nommé, plus une couleur dans une cellule

Le salarié se connecte comme membre avec un code reçu par e-mail, remplit sa demande et la retrouve ensuite dans « mes enregistrements ». La demande arrive avec le statut « à valider », et une automatisation prévient le manager. Le motif d'un arrêt maladie n'a rien à faire dans un canal partagé : si Slack annonce les demandes, n'y envoyez que les dates. Vous n'aurez pas un moteur de règles d'absence dès le premier jour, mais une file fiable que le collègue qui remplace peut consulter.

Demande de congés du 12 au 16 mai, avec un solde de neuf jours, l'accord du manager et l'enregistrement par les RH
Une demande, un solde, deux étapes de validation.
Liste de fiches réservée

L'annuaire de l'équipe

Un nom, une équipe, une ville, et rien d'autre

Qui travaille ici, dans quelle équipe, dans quelle ville, et qui remplace qui. Une date de naissance, une adresse ou une grille de salaire n'ont pas leur place dans un annuaire. Importez la liste existante en CSV ou en Excel, sans les colonnes qui n'ont jamais été publiques. Sur le site, une liste de fiches avec recherche et filtre l'affiche sur une page réservée aux salariés connectés, que Google n'indexe jamais.

Annuaire de 80 personnes avec l'équipe, la ville et la personne qui remplace, sans champ privé
Un annuaire mince, que les salariés ouvrent parce qu'ils savent ce qu'il montre.

Ce qui freine une équipe RH aujourd'hui

Trois frictions, toutes liées à un tableur qui n'aurait jamais dû contenir une ligne personnelle.

Un arrivant qui vit dans un classeur transféré

Adresses, contact d'urgence, numéro de pièce d'identité dans un onglet. Le service juridique a déjà rédigé une note, ou s'apprête à le faire. C'est souvent à l'arrivée suivante qu'on découvre qui garde encore une copie du fichier.

Des congés réduits à une couleur dans une cellule

Le collègue qui remplace ne voit pas le solde, le manager valide dans une messagerie, et les RH reconstituent le mois à partir de trois fichiers. Une validation devrait être un oui nommé sur une demande, pas un surlignage.

Un annuaire qui sert aussi de fichier des salaires

Une date de naissance et une rue à côté d'un numéro de bureau. Les salariés cessent de l'ouvrir faute de savoir ce qui est public, et l'information utile se perd avec le reste.

Une PME qui sort ses arrivées du tableur

Ce scénario ne décrit aucune société réelle. Dans une PME de quatre-vingts personnes, les arrivées vivent encore dans un classeur qui mêle adresses, contacts d'urgence et un onglet de pièces d'identité. Une responsable RH décrit le parcours de première semaine qu'elle suit déjà, puis importe la liste des tâches. L'onglet des pièces d'identité n'est pas importé : ces documents restent chez le prestataire de paie. Elle crée un rôle « Manager » qui voit les tâches d'arrivée et les demandes de congés, mais pas la table des informations personnelles. Le premier mois, six arrivants terminent leur première semaine. Les congés passent dans l'outil quinze jours plus tard, et l'annuaire ouvre la même semaine, avec l'équipe, la ville et le remplaçant de chacun. La direction avait fixé une condition : plus aucune ligne personnelle dans un tableur partagé à la fin du mois. Elle est tenue pour les trois circuits construits, et la paie reste chez son prestataire.

  • 3circuits sortis du tableur
  • 6arrivants passés par la première semaine
  • 0pièce d'identité importée dans l'outil

Les outils RH que vous gardez

Gardez votre logiciel de paie s'il gère déjà les salaires et les contrats, ainsi que votre prestataire de documents et votre procédure avec le délégué à la protection des données. Eqlo sert aux circuits qui n'avaient pas leur place dans cet ensemble : la première semaine, les congés, un annuaire mince. Ne migrez pas une paie qui fonctionne parce qu'une liste est apparue en un après-midi ; la question budgétaire porte sur le manque à combler, pas sur un remplacement. Google Sheets peut recevoir chaque formulaire en ligne, et Slack peut annoncer une arrivée une fois la fiche créée dans l'outil.

Jusqu'où l'équipe RH avance seule

Vous pouvez modifier les textes, les statuts, les rôles et les relances en écrivant une phrase, sans développeur. Arrêtez-vous quand la contrainte suivante est un flux que vous ne maîtrisez pas : paie, déclarations sociales, prestataire de vérification, dossier médical. L'outil ne devient pas le registre de la paie, et une donnée de santé ne s'y stocke pas parce qu'une phrase a créé une colonne. Avant d'ouvrir l'outil à toute l'entreprise, faites relire au service juridique la liste des tables, des rôles et de ce que vous avez refusé d'importer. Cette relecture est le vrai travail ; les écrans sont la partie facile. L'IA peut se tromper : vérifiez les champs avant la première arrivée.

Questions fréquentes

Qui voit les données personnelles ?

Les personnes que vous autorisez. Dans l'admin, un rôle définit les onglets visibles et, table après table, ce que la personne peut faire : consulter, ajouter, corriger, effacer ou exporter. Côté salariés, chacun ne retrouve que ses propres demandes. Rangez les informations sensibles dans une table que seul le rôle RH peut ouvrir. Quant à l'emplacement, il se fixe à la création du projet : pour une équipe basée en France, retenez la région Union européenne, où reposeront ses tables et ses fichiers.

Est-ce un remplacement de notre SIRH ?

Non. Si la paie et les contrats vivent déjà chez un prestataire, gardez-les. Eqlo comble les manques autour : arrivées, congés, annuaire. Remplacer un SIRH qui fonctionne prend une année ; sortir un circuit du tableur prend quelques jours.

Comment les salariés se connectent-ils ?

Comme membres du site, avec un code reçu par e-mail et valable quinze minutes, ou un mot de passe d'au moins dix caractères. Après cinq erreurs, la connexion est bloquée quinze minutes, et une session dure trente jours.

Que montrer au délégué à la protection des données ?

La liste des tables, les rôles et leurs droits, l'historique des fiches, et ce que vous avez refusé d'importer. Un onglet de pièces d'identité resté dehors est un fait qu'il saura apprécier. Prévoyez ce rendez-vous avant l'ouverture, pas le vendredi soir.

Un salarié peut-il récupérer ses données ?

Vous pouvez exporter ses fiches en CSV depuis chaque liste. La réponse à la demande, elle, reste votre procédure : Eqlo n'écrit pas la lettre, mais vous évite de fouiller dans les e-mails pour retrouver les informations.

Choisissez le premier circuit à sortir du tableur

Le compte gratuit donne cinq projets et un siège, sans carte bancaire. Les droits par table et l'historique des fiches sont inclus dans toutes les offres.